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Loi relative à l'archivage – le ministère de la Culture est le premier ministère à se doter d'un tableau de tri
En date du 4 février 2020, la ministre de la Culture, Sam Tanson, et la directrice des Archives nationales de Luxembourg, Josée Kirps, ont signé une convention relative au tableau de tri des documents et des archives du ministère de la Culture. Le ministère de la Culture est le premier ministère à réaliser un tel tableau de tri, rendu obligatoire pour tous les ministères et administrations publiques depuis l'entrée en vigueur de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage.
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Outre la sélection des documents, le tableau de tri détermine notamment la durée d'utilité administrative des archives, c'est-à-dire la durée légale ou pratique pendant laquelle des archives sont susceptibles d'être utilisées, ainsi que leur sort final, c'est-à-dire la conservation ou la destruction des archives. En cas de conservation, les documents sont versés aux Archives nationales de Luxembourg, une fois leur durée d'utilité administrative révolue.
Le tableau de tri est conçu indépendamment du support de stockage des documents qu'il mentionne. Les règles de conservation s'appliquent donc autant aux documents physiques qu'aux documents numériques.
L'élaboration d'un tableau de tri répond d'une part à la finalité d'assurer la sélection et la conservation des archives définitives devant être conservées sans limitation dans le temps. D'autre part, elle vise à simplifier, harmoniser et rationaliser la gestion des documents et des données dans les espaces de stockage physiques ou numériques des producteurs d'archives par le biais de versements ou de destructions d'archives réguliers.
Le tableau de tri a été établi en collaboration avec le service Collecte, conseil et encadrement des Archives nationales de Luxembourg au cours des derniers mois.
Communiqué par le ministère de la Culture