Luxembourg, le 24 mars 2003

Monsieur Neil KINNOCK
Vice-Président
Commission européenne
B-1049 Bruxelles

Monsieur le Vice-Président,

J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du 24 mars 2003 concernant la solution durable que la Commission se propose de mettre en œuvre pour l'implantation de ses services à Luxembourg, et qui est rédigée comme suit:

" A la suite de nos récentes discussions, j’ai l’honneur de vous faire savoir que, lors de sa réunion du mardi 11 février, la Commission a décidé d’approuver la solution durable pour l’implantation de ses services sur le site de Luxembourg que nous avions envisagée de mettre en oeuvre. J’ai le grand plaisir de vous présenter ci-dessous la solution que je me propose de mettre en œuvre sur base de cette communication.

La solution consiste en :
•	le maintien du statu quo pour certains services et services de support administratifs bien établis à Luxembourg (ESTAT, ADMIN/OIL, EAC « Bibliothèque », SJ) ;
•	la consolidation de certains services à Luxembourg par transfert à partir d’autres services de Luxembourg (INFSO recevra l’unité C2 « Projet et méthodologies » de la DG ENTR, l’OPOCE reprendra les activités et les postes liées au Service Communautaire d'Information sur la Recherche et le Développement (Cordis) de l’unité C4 « Communication et sensibilisation » de cette même DG et l’unité C5 « Support administratif » de la DG ENTR sera démembrée et les postes distribués entre l’INFSO, l’OPOCE et la DG ENTR à Bruxelles) ;
•	le maintien à Luxembourg de l’unité EMPL/D/5 « Santé, sécurité et hygiène au travail » dont les activités sont spécifiquement mentionnées dans le Protocole sur la fixation des sièges des institutions et de certains organismes et services des Communautés européennes, ainsi que d'Europol;
•	un renforcement important de la Direction générale de la Traduction (SDT) à Luxembourg par l’affectation des traducteurs des nouvelles langues et une répartition équilibrée de la Direction « Ressources » avec, à terme, l’affectation du Directeur des Ressources à Luxembourg;
•	le transfert vers la DG ECFIN à Luxembourg d’activités en liaison avec la BEI et le FEI (activités transférées de Bruxelles sans déplacement physique de personnes). Cette récente consolidation ne préjuge pas d’autres éventuels renforcements ultérieurs de la Direction L de la DG ECFIN à Luxembourg en cas d’attribution d’autres activités dans son domaine ; 
•	le renforcement de la DG TREN à Luxembourg (« pôle sûreté et sécurité dans le domaine énergétique ») par le transfert de l’unité C4 « Radioprotection » de la DG ENV Luxembourg et par le transfert de Bruxelles vers Luxembourg de deux unités (TREN H2 « Energie nucléaire, gestion des déchets et transport » ainsi que TREN H1 « Coordination Euratom et sûreté nucléaire ») et de l'AAE (Agence d'Approvisionnement Euratom) ;
•	une nouvelle répartition des compétences entre Luxembourg et Bruxelles de la DG SANCO et une nouvelle structure de la Direction Santé pour mettre en œuvre le nouveau programme Santé qui a démarré en janvier 2003. La nouvelle Direction SANCO/C « Health and Risk Assessment » comportera : 
–	une composante installée à Luxembourg avec le Directeur responsable de la gestion du nouveau programme en association avec une agence exécutive prévue dans le budget 2003 (à établir selon les modalités du Règlement (CE) N° 58/2003 du Conseil) : la Direction se composera à Luxembourg de 4 unités responsables des actions du programme1 :
•	- Unité “Gestion du programme de santé” (finances, coordination),
•	- Unité “Information sur la santé” correspondant au 1er volet du programme1,
•	- Unité “Menaces pour la santé” correspondant au 2ème volet du programme1,
•	- Unité “Déterminants pour la santé” correspondant au 3ème volet du programme1; 
–	une composante transférée à Bruxelles qui sera en charge des questions législatives et internationales, de l’intégration de la santé dans les autres politiques.
La préparation du nouveau programme Santé se fera en étroite coopération entre les unités à Luxembourg et la composante législative à Bruxelles.
•	le transfert vers Bruxelles des activités et postes des unités C1 « Politique de l’innovation » et C3 « Réseaux et services » de la DG ENTR/C « Innovation » ainsi que d’une partie de ses unités C4 « Communication et sensibilisation » et C5 « Support administratif ».
•	Au niveau quantitatif, la Commission s'engage à avoir à Luxembourg, au plus tard en 2010, au moins 3400 membres du personnel (fonctionnaires, agents temporaires et agents contractuels), y compris les Offices interinstitutionnels et agences exécutives. 
Ceci ne préjuge pas des décisions qui pourraient être prises en ce qui concerne les agences exécutives à créer sur base du règlement (CE) 58/2003, adopté par le Conseil le 19 décembre 2002, qui prévoit à son article 5 : « L’agence exécutive est implantée dans un des lieux où sont établis la Commission et ses services conformément au protocole sur la fixation des sièges des institutions et de certains organismes et services des Communautés européennes, ainsi que d'Europol.»
Au niveau de l’encadrement supérieur, la Commission s'engage également à affecter à Luxembourg un minimum de 4 A1 et 17 A2. 
Il s’agit d’un minimum qui ne tient pas compte (à l’exception de la Direction générale de la Traduction) des effets de l’élargissement sur les services déjà installés à Luxembourg. Par conséquent, en fonction des décisions de l’Autorité budgétaire, un accroissement additionnel est prévisible au titre de l’élargissement. (Il est à noter également que dans sa communication « Activités et ressources humaines de la Commission dans l’Union européenne élargie (COM(2002) 311 final du 05.06.2002) », la Commission estime que les besoins globaux s’élèvent à 3900 équivalents temps plein, ce qui correspond à une augmentation (tous sites confondus) de 16% en termes de postes inscrits au tableau des effectifs).
Cet engagement est dynamique en ce sens que, si une activité devait diminuer ou disparaître à Luxembourg, la Commission s'engage à y affecter d’autres tâches pour garder des services représentant une certaine ampleur à Luxembourg. 
Au niveau qualitatif, la Commission s'engage à maintenir dans le temps l’importance des fonctions confiées au site de Luxembourg et, au cas où des fonctions devraient diminuer ou disparaître, à tenir compte non seulement du nombre mais aussi de la qualité relative des postes à remplacer.
Le renforcement du SDT aura comme effet de modifier rapidement la répartition de l’effectif du SDT entre Bruxelles et Luxembourg des 66/33% actuelles à environ 50% dans chaque site. 
La répartition des effectifs de la Direction SDT/C « Ressources » suivra tout naturellement cette évolution et le prochain Directeur de la Direction C sera affecté à Luxembourg.
Le monitoring de ces décisions sera assuré par la DG ADMIN qui, dans le cadre de l’Article 10 de la Décision du 8 avril 1965 des Représentants des gouvernements (Accord de siège), présentera chaque année aux Etats membres un rapport sur la situation existante en ce qui concerne l’installation de ses services à Luxembourg.
Pour le personnel concerné, que ce soit à Luxembourg ou à Bruxelles, la Commission garantira qu’il n’y aura pas de transfert forcé, mais uniquement des mouvements volontaires entre les deux sites. Il s’agira donc surtout d’un transfert de postes et non de personnes. En outre, la carrière des fonctionnaires ne devrait pas être influencée négativement par les décisions qui seront prises.
Cet engagement nécessitera une période transitoire d’environ deux ans au cours de laquelle l’accord sera mis en œuvre. Pendant cette période, le personnel concerné bénéficiera d’un soutien particulier, notamment par la mise en place d’un Comité d’accompagnement.
La DG ADMIN analysera les implications financières pour le personnel qui serait transféré et portera une attention particulière aux aspects sociaux d'un tel transfert.
La Commission assurera un parallélisme entre le retrait des fonctions à Bruxelles et à Luxembourg et l’arrivée de celles censées les remplacer (notamment pour SANCO) et des « milestones » seront établis afin de faciliter la réalisation par phases des changements nécessaires et pour permettre aux services et personnes concernés de prévoir avec confiance la date des transferts les concernant.
Sur le plan interne, des mesures seront prises pour assurer une certaine autonomie des services du site de Luxembourg et pour renforcer les moyens, notamment de télécommunications, permettant de faciliter le bon fonctionnement des services qui y sont implantés.
Toutefois, d’autres éléments importants pour le bon fonctionnement des services à Luxembourg dépassent la compétence de la seule Commission. Par conséquent, la question des infrastructures fera l’objet d’un courrier séparé.

La Commission reconnaît et souligne le rôle important qu’a joué et que jouera à l’avenir le site de Luxembourg dans le processus historique de la construction Européenne.

Le but poursuivi est la consolidation et le renforcement de certains services à Luxembourg afin de disposer d’activités de taille suffisante, cohérentes et stables et le transfert à Bruxelles de petites unités ne correspondant pas à ces critères.

Je me félicite de l’atmosphère constructive dans laquelle nos discussions se sont déroulées et je crois fermement que la solution retenue et les engagements qui l’accompagnent représenteront une réelle avancée pour la Commission et le site de Luxembourg.

C’est ainsi que les services de la Commission qui y sont installés pourront dorénavant accroître leur efficacité et évoluer dans un cadre stable et transparent.

Veuillez croire, Madame le Ministre, à l'assurance de ma très haute considération."

Je me félicite de cette solution durable que la Commission mettra en œuvre. Je suis confiante qu'il s'agit d'une solution qui permettra de consolider et de développer la présence des services de la Commission européenne à Luxembourg.

Veuillez croire, Monsieur le Vice-Président, à l'assurance de ma très haute considération.

Lydie Polfer

"Annexe: tableau chiffré résumant les changements envisagés sur base de la situation actuelle

(a) En plus, il y a quelques 25 Experts nationaux détachés (END) et auxiliaires qui travaillent à SANCO-G. La répartition exacte entre fonctionnaires permanents et temporaires d’un côté, et auxiliaires et (END) de l’autre côté dans chaque site sera revue après la période de transition.
(b) Les 460 postes prévus pour le renforcement SDT incluent du personnel adéquat de soutien."