La surveillance de la gestion communale
La loi relative à la réforme de la surveillance de la gestion des communes, est en vigueur depuis le 1er février 2023 et elle s’applique aux actes posés et aux délibérations adoptées par le corps communal.
La loi détermine les nouveaux principes en matière de surveillance de la gestion communale en ce qui concerne les délibérations adoptées par le conseil communal et par le collège des bourgmestre et échevins et les autres actes juridiques des communes.
Veuillez noter que la surveillance générale d’annulation et de suspension est maintenue.
L’approbation de délibérations du conseil communal continue de s’imposer en matière d’établissement et de modification des impositions communales et elle est maintenue pour certains autres actes considérés comme importants. Le caractère exécutoire de délibérations, assorti ou non de conditions de publication ou de transmission devient la règle.
Un nouveau procédé de surveillance a été créé dans un esprit de simplification et d’allègement : la transmission obligatoire de délibérations du conseil communal et du collège des bourgmestre et échevins.
Elles deviennent exécutoires dès leur transmission au ministre qui conserve néanmoins le pouvoir de les suspendre ou de les annuler pour violation de la loi ou non-conformité à l’intérêt général.
e-MINT
L’e-MINT est une plateforme de transmission mise en place par le ministère des Affaires intérieures, qui offre aux autorités communales la possibilité de transmettre par voie électronique de manière sécurisée, des délibérations soumises à la transmission obligatoire.
De plus, cette plateforme doit être considérée comme un moyen de communication pour le MAINT de communiquer avec les autorités communales concernant le traitement des démarches transmises.
Comment puis-je me connecter à la plateforme e-MINT ?
- Les communes et offices sociaux ont désigné un ou plusieurs gestionnaires IAM. Ceux-ci veilleront à assigner les rôles nécessaires aux nouveaux utilisateurs d'e-MINT.
- Les gestionnaires communaux susceptibles de transmettre des actes électroniquement ont besoin les rôles IAM suivants : MICOF20_SECRETAIRE_PROD et MICOF20_ENTITY_PROD ;
- Les syndicats de communes et les autres établissements publics placés sous la surveillance des communes, doivent remplir par leurs agent-e-s utilisateurs de la plateforme le formulaire ci-dessous et l'envoyer à formulaires@ctie.etat.lu.
Formulaire pour les syndicats et les établissements publics
- Un accès "lecteur seule" a été mis en place pour les membres du collège des bourgmestre et échevins ainsi que les agents administratifs.
Les actes soumis à approbation
La loi n’abandonne pas le procédé de surveillance consistant dans l’approbation d’une délibération, mais elle n’y soumet plus que les actes des communes les plus importants, notamment en matière de finances communales. Les approbations en matière d’aménagement communal et de développement urbain continuent d’être régies par le régime d’approbation spécial mis en œuvre par la loi modifiée du 19 juillet 2004 concernant l’aménagement communal et le développement urbain.
Les actes soumis à transmission obligatoire
Les délibérations du conseil communal et du collège des bourgmestre et échevins, soumises à la transmission obligatoire sont limitativement énumérées au nouvel article 105 de la loi communale. La plupart des délibérations précédemment soumises à l’approbation du ministre sont désormais soumises à la transmission obligatoire.
Cela concerne spécifiquement les transactions immobilières, les projets de construction, les transactions, les conventions et certaines délibérations liées aux agents des communes.
Toutefois, certaines délibérations ne doivent plus être ni approuvées, ni être transmises obligatoirement.
Les actes non-soumis
L’article 106 nouveau de la loi communale a trait non seulement aux délibérations du conseil communal et du collège des bourgmestre et échevins, mais aussi aux autres actes administratifs des autorités communales qui sont exécutoires dès leur adoption, sans qu’il y ait lieu d’accomplir des formalités légales particulières, sans préjudice des publications régies par l’article 82 de la loi communale.
Quelques exemples
- Engagement d'un salarié à tâche manuelle ;
- Création d'un poste d'un salarié à tâche manuelle ;
- Création d'un poste de fonctionnaire communal ;
- Démission d'un salarié ;
- Avancement en grade d'un salarié ;
- Les délibérations ayant trait à l'engagement d'aucun des candidats ;
- Modification au niveau de l'organigramme et l'attribution des postes à responsabilités particulières ;
- Déclassement des parcelles ;
- Transferts de crédits.
Domaines spécifiques
Personnel communal
Les démarches en matière de gestion du personnel communal tombant sous le champ de la surveillance de la gestion communale exercée par le ministère des Affaires intérieures sont les suivantes :
Carrière
- Nominations en exécution de l’article 36 du règlement grand-ducal modifié du 28 juillet 2017 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires communaux concernant les nominations de de chef d’atelier, de magasinier, de chef jardinier, d’agent horticole et de chef de réseau ;
- Changements de carrière :
- « Mécanisme temporaire » Art 51 du règlement grand-ducal modifié du 28 juillet 2017 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires communaux ;
- « Classique » Règlement grand-ducal du 15 juin 2018 fixant les conditions et modalités d’accès du fonctionnaire communal à un groupe de traitement supérieur au sien et de l’employé communal à un groupe d’indemnité supérieur au sien.
- Avancement en grade d’un fonctionnaire ;
- Avancement en grade d’un employé communal ;
- Fonctionnarisation d’un employé communal ;
- Réduction du service provisoire.
Création de poste
- Employé communal ;
- Salarié à tâche intellectuelle.
Démission
- Démission d’un employé communal ;
- Démission d’un fonctionnaire.
Engagement
- Nomination provisoire d’un fonctionnaire (recrutement interne) ;
- Nomination provisoire d’un fonctionnaire (recrutement externe) ;
- Nomination définitive d’un fonctionnaire (fin du service provisoire) ;
- Nomination définitive d’un fonctionnaire (changement d’administration) ;
- Nomination définitive d’un fonctionnaire (art 2.6 Statut) ;
- Nomination provisoire d’un secrétaire (B1) ;
- Nomination définitive d’un secrétaire (B1) ;
- Engagement d’un salarié à tâche intellectuelle ;
- Engagement d’un employé communal.
Rénumération
- Allocation d’une indemnité spéciale (fonctionnaire /employé communal)
- Article 25 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
- Rémunération d’un salarié (décision individuelle) ;
- Rémunération d’un salarié (décision à caractère général).
Les démarches tombant sous le champ d’application de la surveillance de la gestion communale et énumérées ci-avant, s’appliquent sans préjudice d’autres dispositions légales prévoyant des approbations par le ministère des Affaires intérieures.
Transactions immobilières
Conformément à l’article 105 (1) de la loi communale du 13 décembre 1988 telle qu’elle a été modifiée, les transactions immobilières suivantes sont soumises à transmission obligatoire et doivent par conséquent faire l’objet d’une démarche à introduire moyennant la plateforme « e-MINT » :
- les acquisitions d’immeubles (acquisition ordinaire, acquisition de biens immobiliers à construire, exercice du droit de préemption, prescription trentenaire, cession gratuite dans le cadre d’un PAP) ou de droits immobiliers (droit d’emphytéose, droit de superficie) si la valeur en dépasse le seuil de 500.000 euros ;
- l’acquisition de droits immobiliers (ex. droit d’emphytéose, droit de superficie) si la valeur en dépasse le seuil de 500.000 euros ;
- les aliénations de biens immobiliers (vente) si la valeur en dépasse le seuil de 250.000 euros ;
- les aliénations de droits immobiliers (ex. droit d’emphytéose, droit de superficie) si la valeur en dépasse le seuil de 250.000 euros ;
- l’échange de biens immobiliers (échange, remembrement) si la valeur en dépasse le seuil de 250.000 euros ;
- le partage de biens immobiliers indivisibles (hormis ceux ordonnés par l’autorité judiciaire) si la valeur en dépasse le seuil de 250.000 euros.
Toutefois, il importe de noter que les transactions immobilières reprises dans la circulaire n° 2023-017 émise en date du 1er février 2023, se rapportant aux zones d’activités économiques, et qui tombent sous le champ d’application de la loi-cadre du 27 juillet 1993, restent soumises au régime classique d’approbation par le ministère des Affaires intérieures et ceci indépendamment de leur valeur. Les dossiers y relatifs sont à introduire sur support papier.
Finances communales
La démarche dite « FC01 » a trait aux délibérations portant sur les projets définitifs détaillés de construction, de grosses réparations et de démolition des édifices communaux, soumis à la transmission obligatoire en vertu de l’article 105, point 5 de la loi communale modifiée du 13 décembre 1988 si le montant en dépasse 1.000.000 euros HTVA.
La démarche dite « FC02 » concernera les délibérations portant sur les ventes et échanges qui ont pour objet des créances, obligations, capitaux et actions appartenant à la commune ou aux établissements publics placés sous sa surveillance, soumis à la transmission obligatoire en vertu de l’article 105, point 4 de la loi précitée, si la valeur en dépasse 250.000 euros HTVA.
Concernant les dettes communales, les taxes communales et la modifications budgétaire, nous vous invitons à consulter, ci-dessous, les différents documents de support.
FAQ: Questions / réponses
A qui doit-je m’adresser pour obtenir les divers accès pour accéder à la plateforme e-MINT?
Chaque commune a un gestionnaire IAM, qui donnera accès aux différentes applications (p.ex. RNPP, e-MINT (MICOF20), etc..).
Puis-je également solliciter les rôles auprès du CTIE?
En tant que commune ou office social, il est impératif de toujours contacter votre gestionnaire IAM. Le Servicedesk reste néanmoins à votre disposition pour toute question supplémentaire.
Quelle est la procédure pour consulter les divers catalogues dans l’application e-MINT ?
Lorsque vous vous connectez à l’application e-MINT, sélectionnez « transmission d’actes », puis rendez-vous sur la page d’accueil pour consulter les différents catalogues.
Puis-je me connecter sans produit Luxtrust à la plateforme e-MINT?
Pour garantir une utilisation en toute sécurité, il est nécessaire d’utiliser votre produit Luxtrut et de l’enregistrer dans l’espace utilisateur du portail d’authentification IAM (fonctionnalité : "Enregister un produit Luxtrust").
Est-ce que le ministère des Affaires intérieures me répond aussi par courrier si je transfère par voie postale ?
Le ministère des Affaires intérieures ne communique pas par courrier, mais par le biais de la plateforme e-MINT. À partir du 1er février 2025, les communes doivent utiliser la plateforme e-MINT pour transmettre les dossiers, à moins d’une interruption imprévue et exceptionnelle du système informatique.
Puis-je effacer une démarche qui a été transmise?
Non, mais vous avez la possibilité de retirer votre démarche en justifiant le retrait, qui doit être approuvé par les gestionnaires du MAINT.
Quelle est la raison pour laquelle un message d’erreur s’affiche lorsque je veux me connecter à e-MINT ?
Avant d’accéder à l’application, veuillez vérifier si vous avez utilisé le bon lien.
Que faire si j'ai oublié mon mot de passe ?
Contactez le gestionnaire IAM pour réinitialiser le mot de passe.
Je rencontre des difficultés pour accéder à la page e-MINT en cliquant sur « transmission d’actes », que doit je-faire ?
Avant toute chose, vérifiez si vous n'avez pas bloquer les Pop-Ups. Cliquez sur le cadenas qui s'affiche à côté de la barre de recherche et acceptez les Pop-Up. Autrement, il vous faudra vous rendre dans les paramètres et insérer le lien de l’Etat. --> Cookies and site permissions --> Allow: Add https://[*.]etat.lu.
Est-ce que je reçois une notification par courriel si ma démarche est modifiée ?
Non, vous ne recevez plus de mails en cas de changement de statut. Comme illustré ci-dessous, le point rouge vous informe si le statut de la démarche a été modifié.
