Mise en place du régime Covid check dans le secteur communal - FAQ

1. Public cible

Le présent document s’adresse aux collèges des bourgmestres et échevins des communes, aux bureaux des syndicats de communes et aux présidents des établissements publics placés sous la surveillance d’une commune pour répondre aux questions qui pourraient se poser dans le cadre de la mise en place du régime Covid check auprès des communes et des entités assimilées à partir du 1er novembre 2021.

Les organes précités sont à considérer comme chefs d’administration, compétents pour décider l’introduction du régime Covid check dans leurs administrations.

Il est loisible aux autorités locales de mettre le présent document à disposition de leurs agents.

2. Matériel de support

De nombreuses informations sur le Covid check, dont les recommandations sanitaires temporaires de la Direction de la santé à l’attention du secteur communal, ainsi que les supports à télécharger, pour être apposés dans les locaux des administrations sont disponibles sur le site Covid19.lu.

Le présent FAQ est dynamique et sera régulièrement complété et actualisé en fonction des questions des administrations.

FAQ

3.1 Champ d'application

1. Pourquoi instaurer un périmètre Covid check dans une administration ?

Le régime Covid check est une mesure de protection alternative aux obligations de port du masque et de distanciation physique. Il permet aux personnes dont la vaccination, la guérison ou le test négatif à la COVID-19 sont certifiés, de circuler dans le périmètre sous régime Covid check où les obligations de port du masque et de distanciation physique ne sont pas d’application.

2. Quelles zones de l’administration peuvent être mises sous Covid check ? Pendant quelles périodes ? Qui décide de la mise en place ?

Le nouveau régime Covid check permet au chef d’administration de mettre en place un contrôle d’accès Covid check et son périmètre précis (certains services, immeubles, parties d’immeubles ou événements) et de déterminer les plages horaires pendant lesquelles l’accès à l’administration est soumis au Covid check. Le chef d’administration décide également du moment à partir duquel les mesures sont à appliquer et en informe les agents de son administration. Sont à considérer comme chefs d’administration: le collège des bourgmestre et échevins, le bureau et le président, respectivement des communes, des syndicats de communes et des établissements publics placés sous la surveillance d’une commune.

Le ministère de l’Intérieur recommande aux chefs d’administration de ne pas entraver l’accès aux services publics, de garantir leur continuité et de ne pas installer le Covid check dans certains locaux des administrations. Il y a lieu en effet de garantir l’ouverture des guichets nécessaires à l’accomplissement de démarches officielles ou d’obligations légales (état civil, bureau de la population) aux visiteurs qui ne peuvent pas se prévaloir d’un certificat de vaccination, de rétablissement ou de test négatif. Pour ces espaces, les administrations veilleront néanmoins au respect des recommandations sanitaires temporaires de la Direction de la santé à l’attention du secteur communal qui ont été mises à jour en tenant compte du contexte Covid check et qui peuvent utilement être consultées par les administrations locales.

3. Conseil communal et Covid check

Les séances du conseil communal peuvent être organisées sous le régime Covid check et les élus et le public y ont accès uniquement s’ils remplissent les conditions d’accès Covid check et présentent un certificat de vaccination, de rétablissement ou de test négatif.

4. Est-ce que la mise en place du Covid check dans une administration est obligatoire ?

Non. L’introduction du régime Covid check est facultative. À partir du moment où ces mesures sont d’application, elles sont obligatoires pour les agents et toute autre personne amenée à accéder à ce périmètre. Le chef d’administration doit informer les agents concernés de la mise en place et du périmètre précis du Covid check.

5. À qui s’applique le Covid check ?

Le contrôle d’accès Covid check sera à appliquer à tout agent et à toute tierce personne qui s’apprête à entrer dans un périmètre déclaré zone Covid check par le chef d’administration. Le régime Covid check s’applique à partir de l’âge de douze ans et deux mois.

Sont concernés :

  • les élus locaux :
  • les fonctionnaires, employés et salariés des communes et des entités assimilées ;
  • les apprentis ; 
  • les visiteurs ; 
  • les prestataires externes ;
  • les prestataires externes intervenant dans l’administration (travaux de nettoyage et d’entretien…)
6. Que faire si un visiteur refuse de se soumettre au Covid check ?

En principe, l’accès lui est refusé.

Toutefois, il appartient au chef d’administration de prendre les mesures nécessaires afin de garantir l’accès et la continuité́ du service public pour les visiteurs pour l'accomplissement de démarches officielles ou d'obligations légales.

Un moyen pour assurer l’accès et la continuité́ du service public pourra résider dans la possibilité́ de ne soumettre que la partie de l’administration non accessible au public au régime Covid check et d’en exclure une autre, accessible au public dans le cadre des démarches officielles et obligatoires.

Mais du moment que la continuité du service public en dehors du Covid check a été assurée, l’accès au périmètre soumis au Covid check dans les conditions prévues par la loi s’applique avec rigueur, impliquant le refus d’accès au périmètre à toute personne refusant de se soumettre au Covid check ou qui ne vérifie pas les conditions d’accès prévues par le régime Covid check.

7. Le régime Covid check s’applique-t-il aux examens organisés par le ministère de l’Intérieur ?

L’installation du régime Covid check dépend du chef d’administration ou de la personne propriétaire ou gestionnaire des locaux qui accueillent la séance d’examens. Le ministère de l’Intérieur informe les candidats sur les conditions d’accès au moment de l’invitation à l’examen.

8. Faut-il consulter la délégation des fonctionnaires et employés communaux avant de décider la mise en place du Covid check ?

Oui. Les délégations ont pour mission de se prononcer, dès le stade de l’élaboration, sur les modifications à apporter au régime de service du personnel de l’administration qu’elle représente ainsi qu’aux règlements relatifs à l’organisation et au fonctionnement des services. Elle a également comme mission des propositions relatives à l’amélioration des conditions de travail et à l’organisation des services.

9. Faut-il informer la Direction de la santé de la mise en place du Covid check ?

Oui. Le chef d’administration prendra soin de notifier préalablement à la Direction de la santé les modalités des mesures Covid check qu’il a décidées de mettre en place en mentionnant également la date précise de mise en vigueur. La notification est à envoyer à l’adresse suivante : notification-covidcheck@ms.etat.lu

3.2 Covid check

10. Quelles sont les conditions d’accès à un périmètre Covid check

Le Covid check est une mesure de protection alternative au port du masque et à l’obligation de distanciation physique. Il permet de régler l’accès au périmètre concerné aux personnes attestant soit d’une vaccination, soit d’une guérison, soit d’un test négatif certifié.

11. Est-ce qu’un logo Covid check doit être apposé dans l’administration ? Où faut-il l’afficher ?

Oui. Les périmètres déclarés Covid check par le chef d’administration sont à identifier visiblement à chaque entrée où le contrôle d’accès aura lieu. Le logo Covidcheck.lu est téléchargeable sur le site Covid19.lu.

3.3 Test

12. Quels sont les tests compatibles pour le Covid check ?

Les tests compatibles sont les tests certifiés, réalisés par des professionnels de santé, tels que définis à l’article 3quater, paragraphe 3, de la loi modifiée du 17 juillet 2020 sur les mesures de lutte contre la pandémie Covid-19 qui émettent un certificat avec un code QR, lisible par l’application CovidCheck. Les autotests ne permettent plus d’accéder à un périmètre Covid check à partir du 1er novembre 2021.

Dans l’enseignement fondamental, un fonctionnaire public ou un employé, désigné à cet effet par le directeur de région et figurant sur une liste validée par le directeur de la santé, peut réaliser et certifier des tests sur les élèves.

13. Est-ce que l’agent a besoin d’organiser son test certifié lui-même s’il en a besoin pour le Covid check ?

Oui. Le test est à organiser par l’agent en dehors de son temps de travail et à ses frais.

14. Est-ce qu’un autotest rapide peut être exceptionnellement utilisé à la place d’un test antigénique rapide SARS-Cov-2 ?

Non. Ceci n’est plus autorisé à partir du 1er novembre 2021.

15. Est-ce que l’État va refaire une distribution d’autotests ?

Comme ces tests ne sont pas des tests certifiés valables dans le cadre d’un Covid check, ils ne présentent plus d’utilité dans ce contexte.

16. Prise en charge par la commune ou l’entité assimilée de tests certifiés pour les agents non vaccinés ou non rétablis ?

Non.

17. Au cas où un agent ne peut pas se faire vacciner pour raison de santé, est-ce que son test sera pris en charge par l’État ?

L’agent devra faire une demande par courriel à la hotline santé hotline-sante@ms.etat.lu en y annexant le certificat médical attestant l’impossibilité de se faire vacciner pour des raisons médicales. La Direction de la santé enverra par la suite à des intervalles réguliers et par courrier postal des bons nominatifs PCR COVID-19 pour se faire tester gratuitement.

18. L’agent vient de se faire vacciner pour la 1re fois avant le 1er novembre. Est-ce qu’il doit faire des tests certifiés entretemps ?

Tous les agents ayant reçu une première dose de vaccin (Pfizer/BioNTech ; Moderna ou AstraZeneca) avant le 1er novembre recevront automatiquement par courrier postal des bons PCR COVID-19 pour se faire tester gratuitement lors de la phase de transition avant l’administration de leur 2e dose. À cet effet, les personnes concernées recevront des bons de tests personnalisés (via leur matricule) à partir du 1er novembre. Les tests PCR COVID-19 sont valables pour une durée de 72 heures et les bons pourront être utilisés dans tous les laboratoires d'analyses de biologie médicale accrédités au Luxembourg.

3.4 Organisation

19. Est-ce que chaque agent et visiteur est à contrôler avant l’accès au périmètre sous régime Covid check ?

Oui. Chaque personne s’apprêtant à accéder à un périmètre déclaré Covid check devra se soumettre au contrôle avant l’accès.

20. Si un agent a été contrôlé le matin, est-ce qu’il doit représenter son certificat dans la journée ?

Oui. L’agent ou les personnes accédant à un périmètre Covid check doivent présenter leur certificat à chaque entrée dans le périmètre Covid check.

21. Est-ce que chaque administration est responsable pour la mise en place d’une infrastructure de lecture de codes QR ?

Le contrôle est à effectuer au moyen de la dernière version de l’application CovidCheck.lu. Une notice légale concernant le traitement des données personnelles opéré à travers le Covid check via l’application CovidCheck.lu est à disposition des administrations.

22. Supports compatibles à la lecture du code QR ?

Le code QR est en principe lisible soit sur un support papier, soit sur un support digital à présenter à la personne maniant le dispositif de lecture Covid check mis en place par son administration.

23. Est-ce que le contrôle Covid check doit être opérationnel pendant les plages mobiles ?

Oui. Sinon personne ne pourra accéder pendant cette période au périmètre Covid check.

24. Comment gérer le Covid check dans des bâtiments regroupant plusieurs administrations ?

De préférence, les administrations regroupées dans un immeuble devraient se concerter avant la définition du ou des périmètres Covid check. Un contrôle d’accès central pour l’immeuble est à recommander dans le cas d’une seule entrée. Au-delà du contrôle central, les agents pourront donc circuler librement dans tout l’immeuble.

25. Comment organiser l’accès à des bâtiments à plusieurs entrées ?

Soit l’accès devra se faire par une seule entrée, soit le contrôle est à assurer auprès de toutes les entrées, au choix de l’administration par un agent de l’administration ou à désigner par le chef d’administration.

Le contrôle de l’accès aux périmètres Covid check est à assurer à l’entrée du périmètre par des agents de l’administration à désigner par le chef d’administration.

26. Est-ce que l’agent qui va effectuer le Covid check doit être autorisé par le ministère de la Santé ?

Non.

3.5 Procédures à appliquer

27. Quelle est la procédure à suivre si le certificat est rouge ?

L’accès est refusé à la personne concernée.

28. Est-ce que l’agent peut exiger de prester son service par télétravail s’il refuse de se soumettre au Covid check ?

Non. Le télétravail est autorisé ou refusé selon les règles normales applicables dans l’administration.

29. Combien de jours de télétravail puis-je accorder au maximum aux agents refusant de se soumettre au Covid check ?

Les nouvelles dispositions Covid check ne changent rien au régime de télétravail mis ou à mettre en place par la commune ou l’entité assimilée.

30. Que faire si un agent refuse de se soumettre au Covid check ?

L’agent est privé d’accès au périmètre sous régime Covid check. Il doit informer sans délai son supérieur de sa situation. Il peut demander un congé de récréation ou l’utilisation du solde créditeur de son CET, sans garantie que la demande soit acceptée. Ces demandes sont appréciées selon le droit commun.

Aussi longtemps qu’aucun congé de récréation ou de CET n’est accordé, il reste absent sans autorisation. 

31. Quelle est la situation administrative de l’agent et quels sont ses droits durant la privation d’accès ?

Pendant cette période, l’agent conserve sa qualité́ d’agent de la commune ou de l’entité assimilée et reste soumis aux devoirs liés à son statut ou régime.

32. Pendant combien de temps l’agent est-il privé d’accès en cas de non-respect de l’obligation de présentation des justificatifs ?

Jusqu’à ce qu’il décide de se soumettre au contrôle d’accès et qu’il présente le certificat de vaccination, de rétablissement ou de test certifié négatif.

33. Un agent peut-il être dispensé du Covid check s’il s’engage au port du masque et au respect des règles de distanciation physique ?

Non. Lorsqu’un périmètre ou un événement est sous régime Covid check, ce régime est obligatoire pour tous.

34. Est-ce que l’agent peut demander des congés de récréation ? Du CET ?

Il peut demander un congé de récréation ou l’utilisation du solde créditeur de son CET. Ces demandes sont appréciées selon le droit commun.

35. Que se passe-t-il si l’agent ne se voit pas accorder de congés ? Du CET ?

Aussi longtemps qu’aucun congé de récréation ou de CET n’est accordé, l’agent reste absent sans autorisation.

36. Peut-on obliger un agent à prendre du congé s’il refuse le Covid check ?

L’agent peut demander du congé qui peut lui être accordé ou non selon les règles de droit commun. L’agent qui refuse de se soumettre à un Covid check ne peut cependant pas être obligé à prendre du congé.

37. Conséquences en cas d’absences injustifiées ?

La mise en place d’un régime Covid check n’apporte aucune modification au droit commun.

En ce qui concerne les fonctionnaires et employés communaux, l’article 14.3 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux est susceptible de s’appliquer.

En ce qui concerne les salariés des communes :

  • qui appliquent une convention collective, il y a lieu de se référer aux dispositions afférentes de la convention ;
  • qui n’appliquent pas de convention collective, il y a lieu de se référer au Code du travail.
38. Que se passe-t-il pour l’agent privé d’accès à son lieu de service en cas de présentation ultérieure du Covid check ?

La privation d’accès vaut jusqu’à ce que l’agent présente un certificat valide. La présentation ultérieure ne permet pas de régulariser rétroactivement la privation d’accès générée par son refus lors du précédent contrôle.

39. Que faire s’il n’y a personne pour contrôler ? L’agent peut-il entrer sans Covid check ?

Non. L’accès au périmètre ou à l’événement sous régime Covid check est strictement limité aux personnes contrôlées.

3.6. Protection des données médicales et personnelles

40. Une notice légale relative au traitement des données personnelles est-elle accessible aux agents ?

Oui. Cette notice est accessible à tout agent qui souhaite avoir des informations complémentaires sur le traitement des données personnelles.

41. Quelles données seront lisibles pour l’agent qui contrôle le Covid check ?

Le contrôle Covid check doit se faire par l’intermédiaire de la dernière version de l’application CovidCheck.lu mise à disposition gratuitement par le CTIE. L’application CovidCheck.lu a été adaptée de façon à ce que l’agent de contrôle ne voie plus que le nom et le prénom de l’agent et la couleur verte ou rouge du résultat de lecture du code QR.

42. Doit-on tenir un registre des personnes habilitées et des contrôles effectués ?

Non. Les contrôles d’accès ne sont pas enregistrés et les agents devront se faire contrôler à chaque accès. 

43. A-t-on le droit de tenir un fichier des personnes vaccinées pour permettre de les dispenser du Covid check ?

Non. Le Covid check fonctionne grâce à une application qui n’enregistre aucune donnée lorsque le contrôle est effectué. Il est interdit de tenir un fichier sur les personnes contrôlées.

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